Có phải quản lý khách sạn bằng excel?

(Tài trợ: https://baophuc.vn ) - Bạn đang có tính toán kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển mô hình kinh doanh? Bạn đang lo ngại về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động quản lý khách sạn. Bài chia sẻ bên dưới Ezibee sẽ nói ra nhiều ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tham khảo. Để có lựa chọn khả quan nhất cho vận hành kinh doanh của mình.
Điểm đặc biệt của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft giúp cho việc tính toán trở nên tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong nhiều công việc kinh doanh từ lâu. Giờ đây, luôn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ cài đặt ứng dụng này trong việc quản lý. Mặt khác, với việc phát triển nhanh chóng của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel để lộ ra những điểm bất cập, ngoài những ưu điểm đã có của nó.
Phần mềm excel giúp quản lý:

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày
• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, kiểm soát tình hình phòng không quá khó (thông tin khách, thông tin phòng)
• In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách

​

Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel

Ưu điểm

• Miễn phí, không quá khó sử dụng:

Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, giúp bạn triển khai các công việc tính toán phổ biến một phương án đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho nhiều dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu những chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo mong muốn của khách hàng.

• Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với nhiều hạng mục không quá khó, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu liên tục, giải các bài toán, tiện lợi cho quá trình làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng các con số tỉ mỹ (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

• Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng hoàn hảo nhất cho một số mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa đáng kể.
Nhược điểm

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể không quá phức tạp bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì tính năng phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn rằng một số chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của vấn đề đó.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ hoàn hảo cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với các báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì thế, bạn sẽ cần mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo.

• Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn

Đối với nhiều khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng vấn đề quản lý nữa.
Từ những ưu nhược điểm ở trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là cách ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tất nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, mang lại nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong tình huống khách sạn muốn tăng số lượng phòng và triển khai thêm các loại hình dịch vụ thì cần xem xét việc dùng phần mềm quản lý riêng.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Tham khảo thêm: phần mềm quản lý massage