Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải những chức năng gì?

(Tài trợ: https://baophuc.vn ) - Một ứng dụng quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một phần mềm đang trở nên hữu ích trong một số khách sạn cao cấp, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS tốt, các bạn cần biết rõ phần mềm quản lý khách sạn đó có khả năng làm được việc gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một hình thức cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ nhiều khách sạn, khu nghỉ dưỡng và những tài sản tương tự thực hiện những nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Hệ thống thường bao gồm một số nhiệm vụ quản lý và quản trị, với những ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn nên một hệ thống PMS?

Một phương án hệ thống quản lý khách sạn ngày một quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được phát triển mạnh bởi công nghệ. Với một số nguồn đặt phòng có thể đến từ nhiều kênh, giá cần được chỉnh sửa thông minh cho mục tiêu kiểm soát doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến công đoạn thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Việc này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với một số thử thách trên.
Một ứng dụng quản lý khác sạn khả quan sẽ cho phép nhân viên loại bỏ nhiều thủ tục giấy tờ không phải thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Thêm vào đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên thị trường, vấn đề đáng nói nhất là nên xác định một hệ thống có một số tính năng thích hợp cho khách sạn của bạn. Sau đây là nhiều tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý các yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện nhiều nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, nhiều chương trình khuyến mãi đến nhiều khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Kế tiếp, việc đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho nhiều đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép nhiều email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Thêm vào đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kỳ dịch vụ khách sạn tính phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương án mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

một số tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và những công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo phù hợp.

Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách nhiều phòng trống, vị trí và giá các phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee hỗ trợ bộ phận lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục các vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng các buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng các để có phương hướng kinh doanh thích hợp hơn.
Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời điểm phải thu một số công nợ.
Tìm hiểu thêm: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất dữ liệu tỉ mỹ của Ezibee hỗ trợ khách sạn báo cáo vấn đề kinh doanh chi tiết cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể tùy chọn nhiều số như ca làm việc, nhiều dịch vụ đi kèm, báo cáo về số khách nghỉ trong ngày, tình trạng những phòng và còn một số vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.